Osoby składające zamówienie u copywritera często nie wiedzą, czego potrzebuje od nich taki specjalista, by rozpocząć pracę nad tekstami, dlatego wyjaśniamy, jak przygotować odpowiedni brief, czyli zbiór wytycznych określających szczegółowe zalecenia i oczekiwania klienta. Oczywiście brief nie jest koniecznością, możemy obejść się bez niego, trzeba jednak pamiętać, że prawidłowo sporządzony brief oszczędza czas poświęcany na dogadywanie szczegółów, a także zmniejsza ryzyko nieporozumień i liczbę poprawek, dlatego warto poświęcić chwilę na jego przygotowanie i wysłanie. Najlepiej przesłać go wraz z zapytaniem o współpracę, dzięki temu copywriter od razu będzie mógł ocenić, czy może się podjąć danego zlecenia i wycenić dokładnie jego koszt.
Brief dla copywritera powinien uwzględniać takie informacje jak: nazwa i adres strony internetowej firmy, rodzaj zamawianego tekstu, jego długość i struktura, słowa i/lub frazy kluczowe, jakie mają się w nim znaleźć, przybliżony lub konkretny termin realizacji zlecenia oraz ewentualne uwagi. Nazwa i adres strony internetowej firmy pozwolą copywriterowi zapoznać się z jej działalnością i ofertą, dzięki czemu będzie mógł przygotować tekst spójny z jej profilem. Rodzaj tekstu oznacza jego cel i przeznaczenie, w tym miejscu należy więc wskazać, czy ma to być tekst ofertowy na stronę, a jeśli tak, to na którą podstronę, czy może chodzi o opis kategorii w sklepie, artykuł na określony temat albo jeszcze coś innego. Długość tekstu określa się w liczbie znaków ze spacjami, w skrócie zzs. Dla większości copywriterów jednostką rozliczeniową jest 1000 zzs, czyli mniej więcej 1/3 strony A4. Standardowa strona formatu A4 zapisana czcionką Times New Roman o wielkości 12 punktów z interlinią 1,5 wiersza to około 3000 zzs zapisanego ciągiem tekstu, nieco mniej gdy podzielimy go na akapity. Klient powinien określić minimalną długość potrzebnego mu tekstu, a jeśli z jakiegoś powodu nie chce, aby copywriter się rozpisywał, dodać także maksymalną jego długość. Struktura tekstu oznacza jego układ, czyli konstrukcję. Aby tekst był czytelny, zalecany jest jego podział na akapity, które dodatkowo można – choć nie trzeba – uzupełnić o śródtytuły. Wytyczne dotyczące struktury mogą zawierać szczegółowe wskazówki lub dawać copywriterowi wolną rękę w tym zakresie. Słowa i frazy kluczowe to wyrazy i wyrażenia, które wspomagają pozycjonowanie, dlatego bardzo ważne jest zamieszczanie ich w tekstach publikowanych zwłaszcza na firmowych stronach internetowych. Doborem właściwych słów i fraz kluczowych zajmują się specjaliści SEO, ale klient może też wytypować je samodzielnie, korzystając z dostępnych online narzędzi analitycznych. Ustalając słowa i frazy kluczowe dla zamawianych treści trzeba pamiętać, że nie należy używać ich w nadmiarze i w nienaturalnej formie (np. „copywriter Warszawa”), by nie zaburzały dobrego brzmienia tekstu. Jeśli chodzi o termin realizacji, dobrze byłoby, gdyby nie był on zbyt krótki. Copywriterzy są często bardzo zapracowani i nie zawsze mogą zasiąść do pracy nad nowym tekstem od razu po otrzymaniu na niego zamówienia, dlatego lepiej zgłaszać się do nich odpowiednio wcześniej. Na koniec pozostają uwagi. Klient może w nich wskazać, jakie wątki są dla niego ważne i powinny zostać poruszone w tekście albo określić w jakiej formie chciałby, aby zwracano się do czytelnika (Wy? Ty? Państwo? Bezosobowo?). W uwagach można też odesłać copywritera to zasobów online związanych z danym zagadnieniem, na przykład podobnych publikacji na innych stronach, które mogą posłużyć mu jako źródło informacji lub inspiracji, choć oczywiście nie jest to konieczne. Z reguły copywriter jest doskonałym researcherem – jeśli w internecie dostępne są informacje na jakiś temat, on na pewno do nich dotrze.
Przykładowy brief w przypadku zamówienia na pojedynczy tekst wyglądać będzie następująco:
- Nazwa firmy i jej adres WWW: www.przykładowysklepinternetowy.pl
- Rodzaj tekstu: Artykuł blogowy pt. „Dlaczego warto robić zakupy w sklepach internetowych?”
- Długość tekstu: 3500 zzs
- Struktura: 3 akapity ze śródtytułami
- Słowa i/lub frazy kluczowe: sklep internetowy x3 (mianownik), zakupy x3 (mianownik lub odmiana)
- Termin realizacji: do końca miesiąca
- Uwagi: Proszę koniecznie wspomnieć o przynajmniej dwóch produktach z naszej oferty. Tylko proszę nie używać takich określeń jak „tanie” czy „najtańsze na rynku”, ponieważ największą zaletą naszych produktów nie jest niska cena, ale wysoka jakość i to na nią chcielibyśmy zwrócić uwagę odbiorców.
Przykładowy brief w przypadku zamówienia na większą liczbę tekstów musi zawierać więcej wytycznych, będzie więc nieco bardziej rozbudowany. Można nadać mu następującą formę:
- Nazwa firmy i jej adres WWW: Autoskupisko. Nowa firma, nie ma jeszcze strony WWW.
- Rodzaj tekstów: Teksty ofertowe na nowo powstającą stronę wizytówkową.
- Termin realizacji: 20 sierpnia.
1) Tekst na stronę główną
- Długość: 2000 zzs
- Struktura: dowolna
- Słowa i/lub frazy kluczowe: skup aut x1 (mianownik lub odmiana), złomowanie aut x1 (mianownik lub odmiana), autolaweta x1 (mianownik lub odmiana)
2) Tekst na podstronę „O nas”
- Długość: 2000 – 2500 zzs
- Struktura: dowolna
- Słowa i/lub frazy kluczowe: Autoskupisko x3 (mianowik), skup aut x1 (mianownik lub odmiana), złomowanie aut x1 (mianownik lub odmiana), autolaweta x1 (mianownik lub odmiana)
3) Tekst na podstronę „Oferta”
- Długość: 3000 – 3500 zzs
- Struktura: podział na trzy segmenty, tj. skup aut, złomowanie aut i autolaweta
- Słowa i/lub frazy kluczowe: skup aut x1 (mianownik lub odmiana), autoskup x1 (mianownik lub odmiana), złomowanie aut x1 (mianownik lub odmiana), autokasacja x1 (mianownik lub odmiana), autolaweta x1 (mianownik lub odmiana)
Tak przygotowany brief będzie dla copywritera dużym ułatwieniem, oszczędzi zarówno jemu, jak i klientowi mnóstwo cennego czasu, a także da obu stronom gwarancję, że zlecenie już za pierwszym podejściem zostanie zrealizowane tak, jak trzeba.